Datenschutzerklärung

Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei dem Besuch unserer Webseite, der Kontaktaufnahme zu uns und natürlich auch der Durchführung eines Vertragsverhältnisses über unsere Dienstleistungen ist uns ein wichtiges Anliegen.

Nachfolgend finden Sie Informationen dazu, welche Daten wir während Ihres Besuchs auf der Homepage, bei der Nutzung unserer Web-Formulare und der anderen Funktionen auf der Webseite sammeln und wie und zu welchem Zweck wir diese verarbeiten. Wir sammeln, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den folgenden Grundsätzen und unter Beachtung der anwendbaren gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz.

Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserer Website und den über unsere Website angebotenen Dienstleistungen können Sie über die Kontaktinformationen in Abschnitt 1, direkt im Anschluss, an uns richten.

1.    Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:

Adresse:              Adler Office Management

Hauptstraße 61

64711 Erbach

E-Mail:                ismail.duran@adler officemanagement.de

Tel.:                     06062 – 26 58 078

2.    Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

2.1    Beim Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Plattform gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert.

Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst:

•    IP-Adresse des anfragenden Endgerätes,

•    Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

•    Name und URL der abgerufenen Datei,

•    Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),

•    Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

•    Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,

•    Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,

•    Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie

•    zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Daten werden in Server-Log-Dateien in einer Form, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, maximal für einen Zeitraum von 14 Tagen gespeichert, es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff). Im Fall eines sicherheitsrelevanten Ereignisses werden Server-Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, welches sich aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung ergibt. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Die Bereitstellung dieser Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Im Falle einer Nichtbereitstellung der Daten ist ein Aufruf der Website allerdings nicht möglich.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Webseite Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unten.

2.2    Wenn Sie eine E-Mail an uns schicken

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, uns mittels eines Kontaktformulars zu kontaktieren, welches Sie durch Klick auf “Kontakt” auf unserer Webseite öffnen können. Dabei ist die Angabe Ihrer Telefonnummer und Ihrer E-Mail-Adresse, Firmenname, Name, Ihr Anliegen und Fragen erforderlich.

Alternativ können Sie uns über Ihr gewohntes E-Mail-Programm eine E-Mail an info@adlerofficemanagement.de senden. Dabei ist die Angabe Ihres Namens, einer gültigen E-Mail-Adresse und einer Beschreibung Ihres Problems erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben (etwa Thema und – sofern vorhanden – Vertragsreferenz) können freiwillig getätigt werden.

Soweit Ihre Anfrage einen Vertrag betrifft, dessen Vertragspartei Sie sind, oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen betrifft, erfolgt die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allen anderen Anfragen erfolgt die Datenverarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme auf Grundlage einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). In diesem Fall ist unser berechtigtes Interesse die Bearbeitung Ihres Anliegens. Im Falle einer bereits bestehenden Kundenbeziehung mit uns speichern wir Ihre Daten in unserem System zusammen mit Ihren Vertragsdaten, um Ihnen einen lückenlosen Service bieten zu können. Sofern Sie sich für unsere Dienstleistungen interessieren, speichern wir Ihre Daten, um mit Ihnen gemeinsam ein für Sie passendes Angebot über unsere Dienstleistungen zu finden bzw. Ihnen zukünftig basierend auf den von Ihnen geäußerten Interessen Angebote machen zu können. Im Übrigen werden die im Rahmen der Kontaktaufnahme von uns erhobenen personenbezogenen Daten nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

2.3    Telefonische Beratung und Anforderung Rückruf

Sie können uns jederzeit unter der auf unserer Webseite angegebenen Rufnummer erreichen.

Wir speichern diese und die weiteren am Telefon von Ihnen gemachten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Sofern ein Vertragsverhältnis mit Ihnen zustande kommt oder bereits ein Vertragsverhältnis mit uns besteht, speichern wir diese Daten unter Ihrer Kunden-ID, um einen lückenlosen Service und eine reibungslose Vertragsdurchführung zu gewährleisten. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollten Sie Interesse an unseren Dienstleistungen gezeigt haben jedoch kein Vertragsverhältnis mit Ihnen zustande kommen, speichern wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir setzen uns nach 6 Monaten noch einmal mit Ihnen in Verbindung, um zu prüfen, ob Sie weiterhin Interesse an unseren Services haben. In allen übrigen Fällen, insbesondere wenn Sie uns mitteilen, dass Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen, löschen wir die im Rahmen des Telefonats erhobenen Daten, sobald ihr Anliegen abschließend erledigt ist.

3.    Weitergabe von Daten

3.1    Allgemein

Mit technischen Dienstleistern, die wir zum Betrieb und zur Wartung unserer Webseite nutzen, und den in den Abschnitten 2, 5 und 6 dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Anbietern von Kommunikations-, Tracking und Webanalysetools, die die Daten in unserem Auftrag zum Zwecke der Nutzeranalyse und statistischen Auswertung verarbeiten, haben wir Datenverarbeitungsverträge abgeschlossen. Darüber hinaus übermitteln wir Ihre persönlichen Daten an Dritte – mit Ausnahme der im Folgenden aufgeführten Zwecke – nicht.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

•    Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,

•    die Weitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,

•    für den Fall, dass für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie

•    dies gesetzlich zulässig und für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

4.    Cookies

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern wir Informationen auf Ihrem Endgerät in Form von Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einem Internetserver an Ihren Browser übertragen und auf Ihrer Festplatte gespeichert werden. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Wir benutzen den Begriff „Cookies“ in diesen Richtlinien für alle Dateien, die in dieser Weise Daten erheben.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Webseite bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Webseite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Webseite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, bitten wir Sie um Ihre Zustimmung für die Verwendung aller Cookies, die für die Bereitstellung unserer Webseite nicht unbedingt erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Endgerät beim nächsten Besuch wiedererkannt wird, können Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, indem Sie die Einstellungen in Ihrem Browser auf „Cookies ablehnen“ ändern. Die jeweilige Vorgehensweise finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Browsers. Wenn Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, kann es jedoch zu Einschränkungen in der Nutzung mancher Bereiche unserer Webseite kommen.

5.    Analyse Tools

Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden aufgrund der von Ihnen auf freiwilliger Basis erteilten Einwilligung durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Plattform sicherstellen und darüber hinaus erreichen, dass wir Ihnen auf Basis Ihres Nutzungsverhaltens personalisierte Empfehlungen geben können. Wir verwenden die Tracking-Maßnahmen auch, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und um unser Angebot für Sie zu optimieren. Die Bereitstellung dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss eines Vertrages erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.

6.    Marketing

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Dienstes erhalten und Sie nicht widersprochen haben, behalten wir uns auch das Recht vor, Ihnen regelmäßig Informationen über unsere eigenen ähnlichen Dienste per E-Mail zuzusenden, da dies ein berechtigtes Interesse von Adler Office Management darstellt.

Sie können dieser Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen, indem Sie eine Nachricht an folgende Adresse senden info@adlerofficemanagement.de oder über einen zu diesem Zweck in der Werbemail bereitgestellten Link.

Wenn Sie nicht möchten, dass wir Daten im Hinblick auf Ihren Besuch unserer Plattform und die Nutzung unserer Services, Anwendungen und Tools erfassen, können Sie dieser Erfassung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, indem Sie Cookies in Ihren Browser- oder Geräteeinstellungen deaktivieren.

7.    Facebook Page

Wir betreiben in dem sozialen Netzwerk Facebook eine sog. Facebook Page. Bei Ihrem Besuch der Page werden Ihre personenbezogenen Daten nicht nur durch uns, sondern auch durch Facebook verarbeitet. Dies geschieht auch dann, wenn Sie selbst kein Facebook-Profil haben. Facebook und wir sind hinsichtlich dieser Datenverarbeitungen Gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Art. 30 DSGVO.

Facebook verwendet Cookies um Ihr Nutzungserlebnis während Ihres Besuches der Page zu verbessern. Zu diesem Zwecke erstellt Facebook Nutzerprofile anhand Ihrer Präferenzen und Interessen und zeigt Ihnen personalisierte Werbung (innerhalb und außerhalb von Facebook). Sie können diese Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen oder das Setzen von Cookies in Ihren Browser- oder Geräteeinstellungen ablehnen.

Wenn Sie ein Facebook-Profil haben und unsere Page besuchen während sie eingeloggt sind, sind für uns als Betreiber der Page nur die in Ihrem öffentlichen Facebook-Profil enthaltenen Informationen sichtbar. Außerdem stellt uns Facebook anonyme Nutzungsstatistiken zur Verfügung, die wir zur Verbesserung Ihres Nutzererlebnisses beim Besuch unserer Page verwenden. Wir haben keinen Zugriff auf die Daten, die Facebook zur Erstellung dieser Statistiken erhebt. Facebook hat sich uns gegenüber verpflichtet, sämtliche Pflichten aus der DSGVO hinsichtlich dieser Daten zu erfüllen.

Sofern Sie unsere Page nutzen, um mit uns Kontakt aufzunehmen (bspw. durch die Erstellung eigener Beiträge, die Reaktion auf einen unserer Beiträge oder durch private Nachrichten an uns), werden die uns von Ihnen mitgeteilten Daten ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung Ihres Nutzungserlebnisses bei Besuch unserer Page.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zu überlassen. Dies kann jedoch dazu führen, dass einzelne Funktionalitäten unserer Page Ihnen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

8.    Technisch notwendige Datenverarbeitung

Die Inhalte unserer App werden vom Server unserer App über das Internet bereitgestellt. Zur Verwendung aller Funktionen der App ist daher eine aktive Internetverbindung erforderlich. Sie können die App auch ohne aktive Internetverbindung nutzen, in diesem Falle erfolgt jedoch keine Synchronisation mit aktuellen Informationen in Ihrem Kundenkonto (bspw. die Aktualisierung Ihrer Anrufhistorie). Insbesondere sind die Konfiguration und Steuerung unserer Büro- und Telefonserviceleistungen sowie die Nutzung der weiter in dieser Datenschutzerklärung genannten Funktionen unter Umständen nicht möglich.  

Bei der rein informatorischen Nutzung der App sendet Ihr Endgerät technisch bedingt bestimmte Informationen an den Server unserer App. Zur Gewährleistung der Sicherheit der für die Bereitstellung der App eingesetzten IT-Infrastruktur werden diese Informationen außerdem temporär in einem sog. Server-Logfile gespeichert und ggf. ausgewertet. Dabei handelt es sich um folgende Informationen:

·    Typ und Version des verwendeten mobilen Betriebssystems,

·    die aufgerufenen Inhalte,

·    die zuvor aufgerufenen Inhalte,

·    Datum und Uhrzeit des Abrufs,

·    Spracheinstellungen.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

•    Bereitstellung der durch den Nutzer aufgerufenen Inhalte der App,

•    Bereitstellung der Such-Funktionen der App

•    Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer App sowie

•    Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Anrufhistorie dient der Durchführung des Telefonservicevertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß Ziffer 2.7 und ggfs. zwecks Erfüllung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher, Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

8.1   Kontaktsynchronisation

Wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilen, ermöglichen wir es Ihnen, Ihre in den Anrufnotizen der App enthaltenen Kontakte mit der Kontaktliste Ihres mobilen Endgerätes zu synchronisieren, um die Servicequalität der von uns erbrachten Telefonservices zu verbessern und eine umfassende Sekretariatsbetreuung zu gewährleisten.

Durch Nutzung dieser Schnittstelle wird es sowohl ermöglicht auf dem mobilen Endgerät gespeicherte Kontaktdaten automatisch in die App zu übernehmen als auch umgekehrt in der App (insbesondere der Anrufhistorie) gespeicherte Daten zu in die Kontaktliste des mobilen Endgerätes zu übertragen. Sie haben zudem die Möglichkeit, unter ihren Kontakten „VIP“ festzulegen, die im Falle von Anrufen bevorzugt behandelt werden.

Ihre Einwilligung können Sie bei erstmaligem Login für Ihr Kundenkonto erteilen und anschließend jederzeit in Ihrem Kundenkonto in der App verwalten, also widerrufen oder nach Widerruf erneut erteilen. Im Falle des Widerrufs werden sämtli-che Kontaktdaten auf unseren Servern gelöscht und im Falle der Neuerteilung erneut hochgeladen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Telefonservices können aber auch ohne die Kontaktsynchronisation in Anspruch genommen werden. Einschränkungen können sich in diesem Falle hinsichtlich der Qualität der Telefonservices ergeben, da Ihrer Sekretärin weniger Information über Ihre Kontakte zur Verfügung stehen.

9.    Sicherheit

Wir verwenden innerhalb des Plattform-Besuchs das verbreitete TLS-Verfahren (Transport Layer Security) in Verbindung mit einer Verschlüsselungsstufe, die dem jeweiligen Stand der Technik entspricht. Der tatsächliche Grad der Verschlüsselung hängt auch von dem von Ihnen eigesetzten Browser ab. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Im Übrigen haben wir technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen getroffen um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unautorisierten Zugriff zu schützen. All unsere Mitarbeiter sowie für uns tätige Dienstleister sind auf die gültigen Datenschutzgesetze verpflichtet. Unsere Sicherheitsvorkehrungen unterliegen einem ständigen Verbesserungsprozess und unsere Datenschutzerklärungen werden ständig überarbeitet. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen die aktuellste Version vorliegt.

10.    Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

•    Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;

•    unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

•    die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (wenn wir Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht haben, sind wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten dazu verpflichtet, angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, vorzunehmen, um die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie die Löschung aller Links oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben);

•    die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

•    Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

•    Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

•    sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.

11.    Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@adlerofficemanagement.de